Tietosuoja ja evästeet

Tämä on Pohjanmaan Liikunta ja Urheilu ry:n henkilötietolain (10 ja 24§) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Periaatteena tässä tietosuojaselosteessa on varmistaa henkilötietojen asianmukainen käsittely.

Laadittu: 11.6.2018

1. Rekisterinpitäjä

Pohjanmaan Liikunta ja Urheilu ry
0956502-4
Huhtalantie 2, 60220 Seinäjoki
Puh. 06 420 3000
info@plu.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Aino-Maija Siren
puh. 040 0268761
aino-maija.siren@plu.fi

3. Rekisterin nimi

Pohjanmaan Liikunta ja Urheilu ry:n jäsen- ja asiakasrekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekistereissä ylläpidetään Pohjanmaan Liikunta ja Urheilu ry:n jäsenrekisteriä (Yhdistyslaki 11§) ja asiakasrekisteriä.

Henkilötietoja käytetään jäsenyyden ja asiakassuhteen hoitamiseen kuten tiedottamiseen, markkinointiin, henkilötietojen ajantasaiseen hallintaan, ylläpitoon ja kehittämiseen sekä muuhun Pohjanmaan Liikunta ja Urheilu ry:n toimintaan oleellisesti liittyviin asioihin.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Henkilötietoja käsitellään ja julkaistaan rekisteröidyn suostumuksen perusteella. Henkilötietoja kerätään alla mainituilla tavoilla.

Jäsenrekisteriin kerätään tietoja, jotka ovat oleellisia Pohjanmaan Liikunta ja Urheilu ry:n toiminnan kannalta. Näitä tietoja ovat:

jäsenjärjestön nimi,
rekisterinumero,
kotipaikka,
perustamisvuosi,
jäsenyyden alkamispäivä,
järjestön www-sivujen osoite,
järjestön edustajan yhteystiedot (nimi, sähköposti, puhelinnumero, postiosoite, rooli) ja
erillinen suostumus Pohjanmaan Liikunta ja Urheilu ry:n toiminnan markkinointiin.

Asiakasrekisteriin kerätään tietoja, jotka ovat oleellisia Pohjanmaan Liikunta ja Urheilu ry:n toiminnan kannalta. Näitä tietoja ovat:

nimi,
sähköpostisoite,
puhelinnumero,
postiosoite,
syntymäaika (mm. leiritoimintaa varten),
terveystiedot esimerkiksi allergiat ja erityisruokavaliot (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys, terveystietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muiden henkilötietojen kanssa),
testitulokset muun muassa terveysmittauksista,
erillinen kirjallinen suostumus suljetuissa tapahtumissa tapahtuvaan kuvaukseen ja materiaalin käyttämiseen (yli 500 osallistujan tapahtumissa suullinen suostumus riittää) ja
erillinen suostumus Pohjanmaan Liikunta ja Urheilu ry:n toiminnan markkinointiin.
Alaikäisen osalta voidaan ylläpitää tietoja huoltajan nimestä ja yhteystiedoista.

Pohjanmaan Liikunta ja Urheilu ry:n kokouksiin ja koulutuksiin osallistuvilta henkilöiltä kerätään seuraavat tiedot:

nimi,
sähköpostiosoite,
taustayhteisö ja
erillinen suostumus Pohjanmaan Liikunta ja Urheilu ry:n toiminnan markkinointiin.

Rekistereihin kerätään myös tietoja henkilöistä, joilla on palvelu- tai asiakassuhteen tai muun niihin verrattavissa olevan suhteen vuoksi asiallinen yhteys yhdistyksen toimintoihin.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Pohjanmaan Liikunta ja Urheilu ry:n oman toiminnan kautta, toimintaan osallistuneiden oman ilmoituksen perusteella tai alle 16-vuotiaan osalta huoltajan ilmoituksen perusteella. Henkilötietojen keräyksen yhteydessä kysytään suostumus tietojen käsittelyyn, tallentamiseen, rekisteröintiin ja julkaisuun.

Organisaatioiden toimihenkilöt ja seurojen henkilöt ilmoittavat tietonsa itse rekisterinpitäjälle. Jäsenjärjestö on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tiedot rekisterinpitäjälle.

Julkisen hallinnon organisaatiot ilmoittavat itse tietonsa rekisterinpitäjälle tai tiedot on haettavissa julkisilta www-sivuilta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille lukuun ottamatta luovutusta viranomaisille lain tai muiden määräysten niin vaatiessa.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan, kunnes rekisteröity itse pyytää tietojensa poistamista rekisteristä. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

Pohjanmaan Liikunta ja Urheilu ry:n tapahtumiin kuten leireihin ja Urheilugaalaan liittyvät henkilötiedot poistetaan kuuden (6) vuoden kuluttua tapahtuman päättymisestä. Terveysmittauksiin liittyvät henkilötiedot poistetaan kymmenen (10) vuoden kuluttua. Vanhat, tarpeettomat ja virheelliset hävitetään asianmukaisesti.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekistereiden käsittelyssä noudatetaan yleistä huolellisuutta ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterit säilytetään sähköisessä muodossa Pohjanmaan Liikunta ja Urheilu ry:n tietokoneilla ja pilvipalvelussa, jotka ovat suojattu ulkopuolisilta salasanoin. Ainoastaan Pohjanmaan Liikunta ja Urheilu ry:n työntekijöillä on oikeus käyttää ja ylläpitää rekisterin tietoja. Tietojärjestelmät ovat suojattu ja niihin pääsevät vain nimetyt käyttäjät henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Internet-yhteys on suojattu ulkopuolisilta verkkopalomuurilla.

Tulostetuissa listauksissa pyritään välttämään muiden kuin yhteystietojen näkyminen. Henkilön yksilöimiseen käytetään ensisijaisesti henkilön nimeä. Manuaalisia aineistoja on käytössä vain Pohjanmaan Liikunta ja Urheilu ry:n toimihenkilöillä ja muilla toimintaan oleellisesti liittyvillä henkilöillä. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa. Manuaalinen aineisto tulee säilyttää ja hävittää asianmukaisesti.

11. Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkastaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot olemalla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön.

12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröity voi vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyynnön virheellisen tiedon korjaamisesta voi tehdä ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista kirjallisella allekirjoitetulla pyynnöllä, mikäli lainsäädäntö tai muut määräykset eivät sitä estä. Poistopyyntö tulee toimittaa rekisterinpitäjän toimistoon.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty asianmukaisesti tietosuojalainsäädännön mukaisesti.